איך לבדוק תוכנית עסקית מול הביצוע בפועל

איך לבדוק תוכנית עסקית מול הביצוע בפועל

אחת התופעות המוכרות של בתי עסק רבים, היא שהם כותבים ומשקיעים אנרגיה וכסף רב בבניית תכנית עסקית מדוקדקת בעבור עתידם, אך בפועל הם אינם משתמשים בתוכנית העסקית בעת העבודה השוטפת  ובכך מרוקנים את מטרת כתיבת התוכנית העסקית מתוכן והופכים את המסמך המכונן הזה לנייר חסר משמעות.

דבר זה אינו נעשה מתוך רשלנות או חוסר אכפתיות, אלא נובע בעיקר מכך שמרגע שנכנסים לתוך העבודה השוטפת של העסק, יש לניהול של סוגיות בוערות נטייה להשתלט על כל הזמן שלנו, ואנו לא מקדישים את הזמן הראוי הנדרש לבחינה של בית העסק מפרספקטיבה רחבה יותר כפי שניתן לעשות על ידי בדיקת התוכנית העסקית. לכן בעלי עסקים רבים נוטים יותר לעסוק בכיבוי שריפות ופחות בהתמודדות עם סוגיות שורשיות וחשובות שאינן דחופות בעסק.

בשל פער זה אצל רבים מבעלי העסקים והמנהלים, במאמר זה נבחן את חשיבות בדיקת התוכנית העסקית למול הביצוע בפועל וכן על האופן בו נכון לעשות זאת. על מנת שנבין כיצד ניתן גם במסגרת העבודה השוטפת של העסק להקדיש זמן לסוגיה חשובה זו.

מדוע ישנה חשיבות גדולה לבדיקת התוכנית העסקית?

בדיקת התוכנית העסקית הינה מהותית על מנת לבדוק את היכולת של בית העסק העומד על הפרק לעמוד במטרות אשר הוגדרו לו, ובמידה והדבר אינו נכון אז לזהות מדוע ישנם פערים בין החזון למציאות ומה הגורם לכך. 

בדיקת התוכנית העסקית אף מסייעת לזהות מבעוד מועד בעיות מתודיות בעסק אשר פוגעות בהשאת הרווחים של החברה כולה. לחלופין הבדיקה של התוכנית העסקית אף יכולה לסייע לנו בזיהוי מאפיינים חיוביים בעסק אשר לא נתנו עליהם את הדעת. כך למשל, הדבר יאפשר לנו לזהות הכנסות גבוהות מן המצופה מחלקים מסוימים מבית העסק, דבר אשר יכול ללמד אותנו כי ייתכן והדגש של העסק צריך להשתנות מעט או שיש צורך להגדיל את הייצור של אותו מוצר מבוקש אשר מכניס יותר מן המצופה.

מאידך, כאשר אנו לא עושים את הבדיקה העקבית של התוכנית העסקית למול הביצוע, אנו לא נזהה בעיות אשר קיימות בעסק ובמקרים אלו במקרה הפחות נורא נפסיד כסף אשר יכול היה להיכנס לעסק, ובמקרים הגרועים יותר, הבעיות כדרכן יגדלו ויתעצמו ויהפכו למשקולת על העסק אשר לא בהכרח יוכל להתמודד איתן בשלבים המתקדמים יותר.

לכן, ישנה חשיבות לא רק לייצר מטרות לבית העסק באמצעות בניית תוכנית עסקית פרטנית ומדויקת, אלא ישנה חשיבות של ממש לבדוק באופן סדור את התוכנית העסקית.

כיצד לבדוק את התוכנית העסקית למול הביצוע?

ראשית חשוב להבין את התדירות בה צריך לעשות בדיקה זו. את הבדיקה הזו נכון לעשות מדי חודש, זאת על מנת שנוכל לזהות סטייה מהתוכנית העסקית באופן מהיר ולתת לו מענה.

הבדיקה עצמה אינה מורכבת כלל וכלל, עלינו לעבור על קובץ האקסל בו מופיעים ההוצאות וההכנסות של בית העסק, ולבחון את העמודות השונות. את העמודות השונות יש להשוות לתוכנית העסקית אשר מגדיה מהן המטרות בהקשרים אלו ולראות האם אנו עומדים בתוכנית העסקית.

ככל שאנו לא עומדים בתוכנית העסקית הדבר יתגלה בבדיקה. כך הבדיקה הדקדקנית תסייע לנו לזהות באמצעות המעבר על העמודות השונות מהם הגורמים לפערים, ובהתאם לכך להתמודד עם הבעיה. כך למשל במידה וההכנסות נמוכות אך לא מספר הלקוחות, ייתכן כי התמחור שגוי ויש להתאים אותו באופן דומה לתוכנית העסקית, ייתכן כי ישנו מחסור בכח אדם אשר מוביל לייצור נמוך יותר מן הנדרש או לחלופין שיש כח אדם מיותר ואינספור אפשרויות בעולם העסקי הדינמי לו משתנים רבים. 

סוגיה נוספת אשר עלולה להתעורר באמצעות בדיקת התוכנית העסקית למול הביצוע הוא זיהוי של תמורות בתוך השוק בו העסק שלכם פועל. כך למשל כניסה של תחרות חדשה או הוזלת מחירים אצל המתחרים לא תצוף באופן בולט במהירות, אך בדיקה של מטרות למול ביצוע יוכל להציף כי הרווחים השתנו או שהביקוש של משהו ירד ויאפשר לנו כמנהלים לחקור ולהתעמק מה הוביל לשינוי זה ולהגיב בהתאם כאשר הברזל עדיין חם. לעומת זאת, במידה שהתוכנית העסקית לא תיבחן מדי חודש, אנו פעמים רבות נפספס את הבעיה עד שנראה שינוי בכמות המיוצרת או כאשר השינוי יהיה מספיק גדול, ובשלב זה לקוחות אשר עזבו אותנו בשל התחרות כבר התרגלו למתחרים ויהיה קשה יותר להשיב אותם בחזרה, בעיה אשר ניתן היה לפתור באמצעות בדיקה עקבית של התוכנית העסקית מול הביצוע בפועל.

בדיקת תוכנית עסקית – סיכום והמלצות

בהתאם לכל האמור במאמר זה ניתן להבין את החשיבות המכרעת של בדיקת התוכנית העסקית למול יישומה בפועל. בדיקה חודשית זו תוכל לסייע לנו בניהול נכון של העסק ובהגדלת הרווחים.

במידה ואתם חושבים שלא תוכלו להתמיד בבדיקה חודשית של התוכנית למול הביצוע בפועל, ייעוץ פיננסי יכול לסייע רבות. שכן הוא ייתן כלים בנוגע לחלוקת הזמן בעת ניהול העסק, זאת על מנת שניתן את הדעת במסגרת העבודה לדברים החשובים ולא רק לדברים הדחופים ולעבודה השוטפת. זאת כאשר בזמן הקניית הכלים, היועץ הפיננסי יבחן את התוכנית העסקית למול הביצוע.

אייל פז הוא יועץ עסקי וכלכלי בעל ניסיון רב בבניית תוכניות עסקיות, הקניית כלים לצורך מעקב אחריהן וכן ליווי בתי עסק לצרכים ארגוניים ופיננסיים שונים. ככל שאתם מעוניינים בייעוץ עסקי, אימון אישי עסקי או בניית תוכניות עסקיות וכן הסברים בנוגע לאופן בו ניתן לעקוב אחר הביצוע של התוכנית העסקית, אתם מוזמנים לפנות אלינו ולקבל מענה בתחומים אלו.

לקביעת פגישת ייעוץ לבניית תוכנית עסקית, מוזמנים לחייג אלינו למספר המופיע בראש העמוד.

 

למה צריך תוכנית עסקית