ניהול: מה באמת משאיר את המנכ"ל ער בלילה?

הימנע מ-5 הטעויות הנפוצות בניהול העסק

מי מנהל את העסק שלך? הרגשות? החסמים? האינטואיציה? רק לא מי שהחלטת למנות! 
מהי הדרך הנכונה לנהל את העסק? ו מה באמת משאיר את המנכ”ל ער בלילה?  
במאמר שלפניכם, ריכזתי את 5 הטעויות הנפוצות בניהול. 


ניהול: טעות מס’ 1 – בעל העסק עושה הכל בעצמו

לעתים בעלי עסקים נוטים להתמודד עם הכל בעצמם: ניהול, מכירות, שיווק גבייה ועוד אלף משימות אחרות. אינטואיטיבית, זה באמת נכון, הרי בעל העסק יודע הכי טוב מה העסק שלו צריך, והוא בוודאי העובד הכי טוב… כן זה נכון, אבל בזמן שבעל העסק עובד במקום אחד הוא לא נמצא במקום אחר ובטח לא מנהל את העסק כי כשבעל העסק עושה הכל בעצמו הוא חוסם את העסק מלהתפתח ואז למעשה אין לו עסק, אלא יש לו עיסוק שהוא עובד בו. וכאשר בעל העסק עושה הכל בעצמו, אין לו זמן לעבוד על קידום ופיתוח העסק. בנוסף, בעל עסק שעושה את כל העבודות בעצמו מוגבל בכמות המשימות שיוכל לבצע ביום העבודה. אז וודאי שהדבר מקשה (מאד) להתקדם, לפתח ולהגדיל את העסק.

יצא לי לפגוש בעלי עסקים שאמרו לי: “אפילו אשתי אומרת עלי שאני מולטיטסקינג (Multitasking) ובכן, לא משנה כמה יכולות המולטיטסקינג (Multitasking) גבוהות, במציאות לא ניתן להצליח כאשר עושים הכל בו-זמנית. אבל, כשמתווים לבעל העסק את הדרך לשחרר את עצמו מהעבודה השוטפת, מתאפשר לו להרים את הראש ולהפוך תוך זמן קצר מעובד בעסק לבעל עסק ובאמת לעסוק בניהול העסק

בכדי להבין לעומק את משמעות המושג ניהול להלן הדוגמה שנוגעת לסיפור על הנרי פורד הידוע, תעשיין הרכב האמריקאי ומייסד חברת פורד: יום אחד הגיע כתב מעיתון מאד מפורסם לראיין את פורד, במסגרת הראיון שאל אותו: “אפשר לשמוע ממך איך הקמת את העסק?” פורד סיפר לו את תהליך הקמת העסק… לאחר מכן ביקש הכתב לדעת פרטים טכניים: “ספר לי בבקשה איך עובד המנוע של הרכב?” ופורד עונה לו: “כבר אומר לך” ולוחץ על הכפתור, מגיע המהנדס ומסביר לכתב איך עובד המנוע של הרכב. המהנדס מסיים להסביר וכבר הכתב שואל: “תגיד, ואיך עובדת מערכת ההיגוי?” פורד: “לוחץ על הכפתור וכבר מתייצב מהנדס ההיגוי”…  וכך הכתב שואל שאלות והנרי פורד מזמין את כל בעלי המקצוע לפי התפקיד שלהם כדי להסביר.” בסוף, הכתב שואל את פורד: “אז תגיד: מה… התפקיד שלך בעסק?” ופורד עונה לו: “התפקיד שלי, רק ללחוץ על הכפתור הנכון.” 

מהסיפור על פורד ומיכולות הניהול שלו, אנו למדים שכדאי למנות אנשי מקצוע לכל תחום ולא לנסות להבין בהכול ולבצע הכול בעצמינו. כהוכחה לכך, מחקרים מראים שכאשר אנחנו מבצעים מספר פעולות במקביל [multitasking] המוח שלנו מחלק 93% מהקשב למשימה אחת, ובמקרה הטוב, הוא מקצה רק 7% מהקשב למשימה הנוספת שאנחנו מבצעים במקביל

בתורה בפרשת וירא מסופר שה’  שולח 3 מלאכים לבצע שלוש משימות, אך אפילו בתורה, אין המלאכים מבצעים מספר משימות במקביל. או בפירוש רש”י: “שאין מלאך אחד עושה ב’ שליחויות.” (בראשית, פרשת וירא). 

אז אם מלאך אינו מבצע יותר מפעולה אחת בו-זמנית, אז על אחת כמה וכמה אנחנו, כבני אנוש… 

חשוב שלא לנסות להיות מולטיטסקינג [multitasking]לא להיות ריכוזי ולא לקחת הכל על הגב באופן אישי. חשוב לבזר את המשימות ולהקצות אותן לאנשים שניתן לסמוך עליהם, להיעזר בעובדים או באנשי מקצוע מתאימים. דרך אגב, הם לא חייבים להיות שכירים, ניתן גם לשכור שירותים למספר שעות או מפגשים שישפרו את המצב נקודתית ויאפשרו לבחון איזה סיוע נדרש באופן נקודתי ואיזה סיוע נדרש באופן קבוע בכדי לשפר את מצב העסק ולאפשר לבעל העסק באמת לעסוק בניהול. 

לדוגמה: לאחד מלקוחותיי, אדריכל במקצועו, הצעתי לשכור את שירותיו של אדריכל פרילנסר ובכך לבזר את העבודה, להפחית את העומס, ולהוזיל את העלויות הקבועות כגון: החזקת משרד, שכר קבוע וכדומה. כמו כן, בחנו את המשמעות הכספית למצב שבו נרצה להעסיק אדריכל כאיש צוות נוסף במשרד. התוצאות הכספיות היו כדלהלן: להעסיק אדריכל קבוע במשרה מלאה עלה מאה וחמישים אלף שקלים לשנה ואילו להעסיק את האדריכל הפרילנסר, תחת מותג הבעלים, עלה רק שליש מזה לפרויקט. האדריכל הפרילנסר מאד שמח, כי הרוויח מהעסקה והבעלים שמח, כי הוא שילם מאה אלף פחות. דרך פעולה זו אפשרה למשרד האדריכלים המדובר להשיג עבודה רבה נוספת, אך מבלי להשתמש בהשקעה ובהון נוסף ובטח שלא בתקורות קבועות.

——————–

ניהול: טעות מס’ 2 – טיפול בדחוף ולא בחשוב

לעתים ישנה נטייה לתת עדיפות לטיפול בדחוף, אך ‘להזניח’ את החשוב. כל הזמן נכנסות משימות לא מתוכננות ומטבע הדברים ישנה נטייה לתת למשימות הדחופות עדיפות מכרעת בשעה שאת המשימות החשובות נוטים לדחות, מכירים את כיבוי השריפות… לא בכוונה, אלא קורה (כל הזמן) שהמשימות החשובות נדחות, כך שבמה שבאמת חשוב נוטים לטפל באיחור. וכמו שאומר ד”ר גיל וינש “השוטף שוטף”.

מכירים את המצב הזה שאתם יושבים מול פקיד (בגוף ציבורי או ממשלתי), כשאתם בעמדת הלקוח, אתם מתחילים לקבל שירות ואז פתאום נכנסת שיחת טלפון, הפקיד עונה ללקוח שבטלפון על כל השאלות שלו, מטפל בו, בודק עבורו את כל הפרטים ואתם בינתיים מתייבשים מולו על הכיסא… ואז עוברות מספר דקות ושוב מצלצל הטלפון, הפקיד אומר “סליחה, רגע” ושוב מטפל בזה שבטלפון. אבל הוא לא מטפל בלקוח שיושב מולו… מעצבן מאד! Big mistake

חשוב להבין שהטיפול בחשוב ממילא יקטין, באופן משמעותי, את המשימות הדחופות. הטיפול בנושאים החשובים יפתור בעיות רבות, הדבר יאפשר תכנון וארגון ויחסוך הפתעות בלתי צפויות, כן, כן.. אלו שצצות כל הזמן מכיוון אחר… 

חשוב לעבוד לפי לוח פעילות ומשימות יומיות ושבועיות ולהכניס ללו”ז את המשימה המתוכננת בכל חלון זמן וגם לבצע אותה. עסק לא יכול לנהל את עצמו לבד ולהתמודד עם מכלול התחומים, אחרת הוא מגיע לתקרת הזכוכית של הפעילות ושם הוא נחסם. 

כדי שעסק יעבוד בצורה טובה צריך כל הזמן להתעסק בתפעול השוטף, וכאשר קשורים בכבלים של השוטף, של הדחוף, לא ניתן לקדם את העסק ולכן הנקודה החשובה היא להכיר במציאות של בעלי מקצוע שניתן לשכור את שירותם, לבחון באילו כלים כדאי להיעזר בכדי לקדם את העסק: כלי חשיבה, ניהול, פרסום, כלי עבודה, הון אנושי, כי לבד אי אפשר לנהל את העסק לאורך זמן באופן של פריצת דרך שתאפשר גם איכות חיים.

——————–

ניהול: טעות מס’ 3 – כולם עושים הכל

בעסקים רבים להם ייעצתי, נתקלתי בתופעה שבה כולם עושים הכל. 

אין חלוקת סמכויות ברורה, אין הגדרה של גבולות גזרה ויעדים ברורים ואין בקרה כי אין פניות לעצור, לבחון את ההתנהלות ולהגדיר את “החוקים” מחדש. הדבר גורם לבלבול ולחוסר הצלחה של העסק. ואם נצא רגע מנעלי בעל העסק, ונסתכל בעיניים של הלקוח, נבין שמהצד ההתנהלות נראית כהפגנת חוסר שליטה וחובבנות. אם כך, ברור שבפעם הבאה אותו הלקוח כבר לא יכנס לעסק והנה, איבדנו עוד לקוח וחבל…

אם נסתכל מהצד ונשקיף מנקודת מבטו של הלקוח. מה הלקוח רואה ומבין כאשר הוא מסתכל על העסק שלנו, הדרך שלנו לשימור ורכישת לקוחות חדשים תהפוך לקלה הרבה יותר.

——————–  

ניהול: טעות מס’ 4 – בעל העסק בחזית

לא פעם נתקלתי בתופעה בה בעל העסק נמצא בחזית העסק ומעניק בעצמו שירות. זוהי טעות נפוצה של בעלי עסקים רבים. בעמדה זו צריכים להיות העובדים ובעלי המקצוע שבעל העסק בחר לעצמו. 

לדוגמה: בעסק קמעונאי שליוויתי, שני בני הזוג עמדו רוב שעות היום ומכרו את המוצרים בדלפק, למעשה מהבוקר עד הערב הם שמשו כמוכרנים. לא נותר להם זמן לשאר הפעילויות לקידום וניהול העסק, הם נותרו כבולים לדלפק ולא ראו את מכלול הבעיות. מאחר ושניהם עמדו בדלפק לא היה ללקוח למי לפנות במקרה של בעיות או בקשה להנחה מיוחדת.

באילו פעולות היה צריך לנקוט בכדי לשנות את המצב?

(1) ניתקנו את בעלי העסק מהדלפק, הבאנו עובדים אחרים שיעמדו במקומם בדלפק, ופינינו את זמנם לניהול וקידום העסק. 
(2) אפשרנו לעובדים ליצר מכירות נוספות מאחר והוא היה פנוי לשירות הלקוחות בלבד. הדבר תרם מאד בכך שיצרנו לבעלים פניות מחשבתית לעסוק בניהול וקידום העסק ועל הדרך הגדלנו את המכירות. 
(3) אפשרנו לעובדים להעניק הנחה בגבול מסויים לשיקול דעתם ,במידת הצורך וכנציגי הלקוחות לפנות אל בעלי העסק להנחה נוספת או לפתרון בעיות מיוחדות, כך שהלקוח הרגיש שיש דרג מעל שניתן לפנות אליו ובכך שיפרנו את השירות. 

חשוב להבין שכאשר בעל העסק נותן בעצמו שירות ללקוח, כדאי שזה יהיה בכדי להעניק ללקוח תוספת, אקסטרה שכתוצאה ממנה הלקוח יחשוב לעצמו, קיבלתי יחס VIP ושירות מעולה, דבר שיגרום לו להיות שבע רצון ולחזור לעסק שוב ושוב.

ניתן ללמוד מהתורה שמשה רבינו מינה תחתיו שרי עשרות, שרי מאות ושרי אלפים – משה רבינו הנהיג את עם ישראל, האנשים היו פונים אליו לכל מקרה של התייעצות ובכל בעיה שהתעוררה. כשלא היה יכול יותר, הציע לו חותנו, יתרו, לבנות מדרג היררכי של בתי משפט. בית משפט השלום, בית משפט מחוזי ועליון. מי שלא יקבל פתרון בכל אחד משלושת המדרגים הללו יגיע למשה. 

ללמדנו, שלא בכל בעיה צריך להגיע ישר לבעל העסק, חשוב שיקבעו רמות שונות של טיפול. כך שהפנייה לבעל העסק תהיה רק בנושאים רלוונטיים באמת. כפועל יוצא מכך, העומס וההתעסקות עם ה”הפרעות” יוריד הרבה כאב ראש ויסייע להתמקד בנושאים שונים שיפתחו את העסק. וכך גם הלקוח יצא מרוצה כי הוא לא יצטרך להמתין עד שהבעלים יתפנה בכדי לתת לו תשובה או יחס בנושא.

——————–

ניהול: טעות מס’ 5 – ביצוע תהליכים ב”בליץ”

ההצלחה נבנית באמצעות תהליכים הדרגתיים. התהליכים האפקטיביים ביותר נעשים ברגע שמשתמשים בהם באמצעות חשיפה איטית וקבועה ולא ב”בליץ”. מעבר חד וקיצוני, כמו לעבור מאפס למאה, אינו מועיל. לדוגמה: כשיוצאים ממערת נטיפים, כדי לא לצאת באופן מידי מהחושך לאור, מותקן מסך בד בכדי לייצר חשיפה הדרגתית שתמנע כאבים בעיניים. כבני אדם, אנו קולטים הכול, אבל לעכל לוקח לנו זמן, לכן את השינויים בעסק יש לבצע באופן הדרגתי ותהליכי. 

לדוגמה: אדם המעוניין לבצע דיאטה יכול לקום בבוקר ולהחליט שמהיום הוא יאכל מעט, שיצרוך רק ירקות וכדומה, הבעיה היא שבאופן זה, הוא רק יחכה שהדיאטה תיגמר. לעומת זאת, כדאי לפעול בשיטה הדרגתית ומדודה כך שבשבוע הראשון צריך לשתות בכל ארוחה כוס מים נוספת או לנעול נעלי ספורט, רק לנעול. ברגע שהאדם הרוצה לרדת במשקל יחווה הצלחה מעצם זה שהוא הקדיש מזמנו והטמיע לעצמו פעולה מסוימת מתוך התהליך, הוא יהיה מרוצה ויהיה מוכן ובשל לשלב הבא בתהליך. 

אותו הדבר בשינויים בעסק, יש לבצעם בהדרגתיות ולאפשר למוח האנושי לחוות הצלחה בפעולה מתוך התהליך כולו, הדבר יביא את העסק לבשלות לקלוט שינויים ולבצעם בהצלחה.

המוח האנושי אינו מבחין בין הצלחה קטנה להצלחה גדולה. מבחינתו הצלחה היא הצלחה, רק צריך להכיר בה. פעמים רבות אנו ביקורתיים מדי כלפי עצמינו ולא מכירים בהצלחה, גם אם היא קטנה. החכמה היא לפעול בתהליך שמכיל בתוכו מספר שלבים ומתבטא במדידות ובקרה. חייבים למדוד את תוצאתה של כל פעולה בעסק,  במיוחד בעולם הדיגיטלי, אפשר למדוד ולבדוק כל דבר ולנתח את ההשקעה לעומת התמורה שמתקבלת באמצעותה..

 


 

לסיכום, יש לנטרל את הגורמים “שמסייעים” לנהל את העסק בדמות: הפחדים, החששות מהעבר, החששות מהעתיד, לקוחות שמשדרים מסרים שליליים, מנהל הבנק וכדומה. כי בעל עסק לא יכול לנהל את העסק בראש שקט אם מופעלים עליו לחצים פנימיים וחיצוניים. מיותר לציין גם את השכר הנפשי והכלכלי העצום שמשלמים ל”מנהלים” האלה. 

חשוב להתמקד בניהול העסק ולהימנע מהמלכודות, שבאופן טבעי, יוצא לנו כבעלי עסקים להיתקל בהן, בדמות כל מיני משימות דחופות, או במקרים שבהם ההתנהלות היא ריכוזית והכל נופל על הכתפיים של אדם אחד, הלוא הוא בעל העסק עצמו. 

אם נשליך זאת על דוגמה מהעולם הצבאי, בעלי עסקים רבים חושבים כחיילים ולא רואים את המערכה כולה, כפי שמפקד  האוגדה רואה אותה כי הוא אינו בעמדת הלוחם, אלא המנהל, האסטרטג. לעתים כדאי לצאת מהעולם הקטן והנוח ולראות את התמונה מבחוץ, וכל הזמן לחשוב איך לגרום לעסק להתקדם ולהתפתח, אחרת, העסק ימשיך להגיב ולא ליזום, ועסק מגיב הוא לא עסק רווחי. לעומת זאת, ניהול נכון ואיכותי, מותאם לצרכים יקדם את העסק ויוביל אותו להצלחות רבות. 

מה באתר?

באתר תוכל לקבל הדרכות וסרטוני טיפים, השראה עסקית ומידע רב שיזניק לך את העסק ויסייע לך להתמודד עם האתגר המורכב שבניהול עסק. האתר יסייע לך לקבל תובנות משמעותיות המבוססות על 25 שנות ניסיון בתחומים הבאים: ייעוץ עסקי לעסקיםאסטרטגיה שיווקיתקידום מכירותתמחורהיערכות למכירת העסקמימון וגיוס אשראיכיצד לקבל פנסיה מהעסקסדנאות מכירה ושירותייעוץ והדרכה פנסיוניתשיווק דיגיטלי.

מוזמנים לשתף