הרעיון מאחורי נהלי עבודה לעסק, הוא לוודא שכל המשימות מבוצעות בצורה אחידה ועקבית, מה שיקל על העובדים בעסק לדעת מה עליהם לעשות, מתי ואיך. נהלי עבודה מסייעים להבטיח שאיכות העבודה לא תיפגע עקב חוסר תקשורת בין העובדים. במאמר זה אסביר על החשיבות של בניית נהלי עבודה לעסק וכיצד היא יכולה לסייע לתהליך הגדילה שלו. מדריך מעשי זה, נכתב מתוך ניסיון של ייעוץ עסקי למאות בעלי עסקים ומבוסס על ניסיון רב בעולם העסקי. המשיכו לקרוא את ההמלצות של אייל פז לבניית נהלי עבודה לעסק מצליח.
מדריך מעשי לבניית נהלי עבודה לעסק
בכל מצב של ניהול עסק, צריכה להיות מערכת של נהלי עבודה, שהעובדים והצוות יפעלו לפיהם. נהלים אלו חשובים מכיוון שהם מספקים מסגרת לאופן שבו העסק צריך להתנהל והם יכולים גם לעזור לעקביות ויעילות העסק. במדריך זה אפרט על כל מה שכדאי לדעת על בניית נהלי עבודה לעסק. נדבר על: למה הם חשובים, איך להפוך אותם ליעילים ומה כדאי לכלול בהם.
נהלי עבודה הם אוסף של הנחיות
הם להשלמת משימות בארגון יש צורך באוסף של הנחיות וכללים, אלו הם נהלי העבודה. יש להעביר הנחיות אלו בצורה ברורה לעובדים כך שיידעו בדיוק מה מצופה מהם. אם ההנחיות אינן מועברות כהלכה, עלולים להיות בלבול וטעויות שעלולות להשפיע לרעה על איכות העבודה. לכן יש צורך להגדיר נהלי עבודה לכל פעילות שמבוצעת בעסק.
קראו עוד על ניהול עסק:
- 7 טיפים חשובים לניהול העסק
- אילו משימות ניהול כדאי שבעל העסק יעשה בעצמו?
- איך לנהל נכון את העסק?
- איך לזהות גזלני זמן ולפטר לקוחות בעייתיים?
- איך תזהו אם בעסק שלכם יש בעיית ניהול?
- עם אילו אתגרים מתמודדים מנהלי חברות ומנכ"לים?
- מה באמת משאיר את המנכ"ל ער בלילה? איך להימנע מ-5 הטעויות הנפוצות בניהול עסק
ניתן לחלק את נהלי העבודה לשתי קטגוריות
אפשר לחלק את נהלי העבודה לשתי קטגוריות כלליות: נהלים תפעוליים ונהלים מנהליים, לפי הפירוט:
נהלים תפעוליים
נהלים תפעוליים קשורים ישירות לפעולות שהעובדים בעסק צריכים לבצע. אלו ההנחיות כיצד יש לבצע משימות והם כוללים מידע כגון: מי צריך לעשות איזו משימה, מתי צריך לעשות את המשימה וכיצד לבצע אותה, כלומר באיזה אופן. נהלים תפעוליים יש לכל בעל מקצוע שעובד בעסק, בהתאם לאופי הפעילות ולתפקיד של אותו העובד.
נהלים מנהליים
נהלים מנהליים, נוגעים לכלל העובדים. אלו הם נהלי המשרד, נהלי העסק, כמו: נהלי בטיחות, הנחיות כיצד לשמור על משרד מסודר, נוהל שירות לקוחות, נוהל פתיחת משימה וכו'. נהלים מנהליים, לעומת נהלים תפעוליים מתייחסים לאופן שבו העסק יתנהל בשוטף מצד העובדים כולם.
מהם היתרונות של נהלי עבודה?
ישנם יתרונות רבים לביצוע נהלי עבודה. היתרונות בביצוע נהלי עבודה הם שניתן להשתמש בהם לשיפור היעילות של העסק. הם נועדו להבטיח שהמשימה מתבצעת בצורה נכונה ויעילה ושהחברה תתפקד כראוי. היתרונות כוללים:
- נהלי העבודה תורמים לבניית מערכת תקשורת יעילה.
- הנהלים מאפשרים תיעוד, רישום ומעקב.
- הבטחה שכל העובדים יהיו מוסמכים לתפקידם בחברה.
- נהלי העבודה מבטיחים שכל עובדי העסק ידעו ויתעדכנו בכל המשימות שצריך לבצע.
- נהלי העבודה חיוניים לשמירה על הסדר ומניעת בלבול.
נהלי עבודה צריכים לעמוד בקריטריונים הבאים
- נהלי העבודה צריכים להיות מפורטים וברורים, בלי תחומים אפורים ונושאים שניתנים לפרשנות, כך שיהיה ברור לכלל עובדי העסק מה הנוהל המדויק.
- נהלי העבודה צריכים להיות אחידים, בעלי מבנה זהה ומסר אחיד.
- נהלי העבודה בעסק צריכים להיות מוגדרים לכל בעל תפקיד בעסק, עם הגדרה ברורה של הגורם שאחראי לבצע כל שלב בתהליך.
- נהלי העבודה צריכים להיות כתובים ומפורסמים לכלל העובדים, שלא ישבו בתיקייה נסתרת במחשב, אלא יהוו סדר פעולות לביצוע במשימות היום-יומיות.
- כדאי להחתים על עובד על נוהל העבודה שלו ועל הנהלים המנהליים של העסק.
סוגי נהלים ארגוניים שעסק צריך
נוהל שירות לקוחות
נוהל שירות לקוחות עוסק בכל מה שקשור בטיפול בלקוח שמגיע לעסק. החל מקליטת לקוח חדש, סטנדרט של שירות, טיפול בפניית לקוח, לוחות זמנים למתן שירות, ניהול קשרי לקוחות, נוהל סגירת טיפול, מיהם אנשי הקשר שיש לערב בתהליך, נוהל מילוי משוב, נוהל טיפול והכנסת הלקוח למועדון הלקוחות של החברה.
נוהל תמחור
נוהל תמחור עוסק בתמחור מוצר ובמודל התמחור: מה מודל התמחור בעסק, כמה הנחה העובד רשאי לתת ללקוח, שליטה במחירים, האם התמחור שעתי או גלובלי, פריסת תשלומים.
נוהל שיווק ופרסום
נוהל שיווק ופרסום מבוסס על התוכנית השיווקית של העסק, פגישות שת”פ, צוות חשיבה אסטרטגיה שיווקית שמתכנס אחת לתקופה, איך משווקים את העסק, באילו ערוצים, כל כמה זמן, מי אחראי על מה, שיווק דיגיטלי, שיווק ברשתות החברתיות, באיזה רשתות, עיתוי תדירות.
נהלי הנהלת חשבונות וגביית כספים
מתי להפיק חשבונית מס ללקוח ששילם, על מי מוטלת אחריות גביית תשלום, האם לגבות תשלום מראש, לגבות את חלקו או לגבות בסיום מתן השירות, מה תהליך הגבייה ללקוחות כשיש פיגור בתשלום, שליטה וניהול דוח גיול לקוחות.
שגרת ניהול עסק
מתי יתקיימו ישיבות צוות, אחת לכמה זמן, מי אחראי לזמן את הישיבה, מתי יועברו דיווחים על ביצוע פעולות בכל הקשור לשיתוף מידע הדדי.
נוהל קליטת עובד
איך קולטים בעסק עובד חדש, מי חונך ומלווה אותו בימי הפעילות הראשונים שלו, היכרות עם נהלי המשרד, החתמתו על טפסים וקליטה פיננסית של העובד, משכורת, ביטוח, טיפול בהפרשות מעסיק כמו פנסיה וכו'.
נהלי עבודה לפתיחת עסק חדש
כאשר פותחים עסק חדש, חשוב לכתוב נהלי עבודה. לעתים ישנה נטייה להשאיר את זה לסוף, לחשוב שזה לא הכרחי ושהדברים יסתדרו. אבל מניסיון רב שנים במתן ייעוץ עסקי לעסקים רבים, נהלי העבודה עשו סדר בעסק, ייעלו את הפעילות העסקית והביאו לצמיחה פיננסית. לכן, כאשר אתם מקימים עסק, דאגו לבסס את נהלי העבודה כבר בתחילה.
איך בונים נהלי עבודה בעסק?
מהם חמשת השלבים של הליך עבודה?
- הצעד הראשון הוא לזהות את התהליך הנכון, המתאים והיעיל ביותר עבור העסק שלך.
- השלב השני הוא ליצור רשימה של כל השלבים הדרושים ופירוקם לפעולות ומשימות.
- השלב השלישי הוא לזהות את המשאבים, הכלים ובעלי התפקידים הדרושים לכל משימה.
- השלב הרביעי הוא לקבוע מי יהיה אחראי לכל משימה.
- השלב החמישי הוא להקצות לוחות זמנים ומועד אחרון לביצוע לכל משימה ולוודא שניתן לעמוד בו.
- לבסוף, עליכם לתעד את כל מה שנעשה, כדי שתוכלו לעקוב אחר ההתקדמות לאורך הדרך.
איך יוצרים נוהל עבודה?
חשוב להקפיד על נוהל עבודה על מנת להבטיח שהעבודה מתבצעת בצורה נכונה ובזמן. יש ליצור נוהל עבודה על ידי מישהו שיש לו ניסיון או ידע במשימות שצריך לבצע. נוהל עבודה צריך לכלול את הדברים הבאים:
- מה צריך להיעשות?
- מה מטרת הפעולה? למה זה צריך להיעשות?
- מי יעשה את זה?
- מתי זה ייעשה?
- מה נוהל הדיווח לאחר הביצוע?
מי צריך להיות מעורב בפיתוח נוהל עבודה עסקי?
האנשים שמעורבים בפיתוח נוהל עבודה עסקי צריכים לכלול מנהלים, עובדים ויועצים. המנהלים אחראים להצלחת החברה והם צריכים לוודא שכל העובדים עושים את עבודתם. הם גם אחראים לוודא שהחברה מייצרת מספיק הכנסות. העובדים צריכים להיות מעורבים בפיתוח נוהל עבודה עסקי, כי הם יודעים מה צריך לעשות על בסיס יומי ומה עלולות להיות הבעיות בתהליכים מסוימים. יועצים צריכים להיות מעורבים גם בפיתוח נוהל עבודה עסקי מכיוון שהם יכולים לספק מידע מנקודת מבט חיצונית ויכולים לעזור לזהות כל בעיה פוטנציאלית בתהליכים או נהלים.
נהלי עבודה בעסק – סיכום והמלצות
אין ספק שישנם יתרונות רבים בבניית נהלי עבודה לעסק. אחד היתרונות הגדולים הוא שהם עוזרים ותומכים בכך שהמשימות יתבצעו בצורה מדויקת, מה שמקטין את הסיכוי לטעויות. כמו כן, ניתן להשתמש בהם להכשרת עובדים חדשים, מה שעוזר להם ללמוד מהר יותר וטוב יותר. כמה יתרונות אחרים כוללים פרודוקטיביות מוגברת, הפחתת שגיאות ובקרת איכות משופרת. לכל חברה כדאי שתהיה מערכת נהלים ותהליכי עבודה החשובים להצלחת החברה. בנוסף, נהלי עבודה חשובים בכל ארגון, מכיוון שהם מספקים עקביות ויעילות. הם גם עוזרים להפחית את הסיכון לטעויות באמצעות ביצוע התהליך שנקבע ויכולים לחסוך זמן על ידי מתן תדרוך והכוונה מדויקת כיצד לבצע משימות.
חשוב לזכור שהנהלים אינם מסמכים סטטיים. הנהלים ישתנו ככל שהצרכים של העסק ישתנו. מדריך זה כולל סקירה של מה הם נהלים, כיצד ניתן להשתמש בהם לשיפור היעילות והתאימות, וכיצד ניתן ליישם אותם בעסק שלך. תהליך הוא מכלול שלבים שיש לבצע על מנת להגיע לתוצאה הרצויה. זוהי קבוצה של פעילויות המבוצעות על מנת לייצר תוצאה, תהליך או שירות.
לפגישת ייעוץ בנושא כתיבת נהלי עבודה לעסק, חייגו עכשיו למספר המופיע בראש העמוד.
