בעלי עסקים שאני פוגש במסגרת ייעוץ עסקי אומרים לי משפט דומה: "אני מרגיש שאני עובד, אבל לא באמת יודע איפה העסק עומד". וזו בדיוק הנקודה. שליטה בעסק לא מגיעה מתחושת בטן. אלא, היא מגיעה משליטה בדוחות הפיננסיים של העסק.
במאמר הזה אני רוצה להציג לך את 7 הדוחות הפיננסיים שאני עובד איתם כמעט בכל תהליך ייעוץ עסקי. אלו הם 7 הדוחות הפיננסיים המדויקים שאני מטמיע אצל הלקוחות שלי. הדוחות הללו מאפשרים לך להבין מה קורה בעסק בזמן אמת, לזהות חורים לפני שהם הופכים לבורות, ולקבל החלטות שמגדילות רווח ולא רק פעילות.
אייל פז יועץ עסקי ופיננסי: מי אני ולמה כדאי להקשיב לי?
נעים מאוד, אני אייל פז. מגיע מהשטח, מהעולם הפיננסי והעסקי האמיתי. המומחיות שלי היא לקחת עסקים שנמצאים בצומת דרכים, בין אם במשבר ובין אם לפני פריצה, ולבנות להם תשתית יציבה לצמיחה.
כיועץ עסקי שמלווה מאות עסקים לצמיחה, אני רואה את זה שוב ושוב: ההבדל בין עסק מדשדש לעסק משגשג הוא לא רק במוצר או בשיווק, אלא קודם כל בשליטה הפיננסית. כשאין לך נתונים, אתה מנהל מתוך ניחוש. וכשאתה מנחש, אתה מפסיד.
לפיכך, הגישה שלי בייעוץ עסקי היא פרקטית לחלוטין. אני מאמין שבעל עסק צריך לישון טוב בלילה, והדרך היחידה לעשות זאת היא באמצעות שליטה במספרים. אני כאן כדי ללמד אותך איך להסתכל לנתונים בעיניים, להבין מה הם אומרים, ולתרגם אותם להחלטות עסקיות נכונות.
אז בואו נפרט מהם 7 דוחות פיננסיים שכל בעל עסק חייב להשתמש בהם כדי לשמור על שליטה, להימנע מהפסדים ולהגדיל רווחים.
אלו 7 דוחות פיננסיים שכל בעל עסק חייב להשתמש בהם!
דוח 1: רווח והפסד, המראה של העסק שלך
זה הדוח הבסיסי ביותר, אבל גם זה שהכי הרבה בעלי עסקים לא באמת קוראים עד הסוף. דוח רווח והפסד לא נועד רק להראות אם יש רווח או הפסד, אלא לספר סיפור:
- איפה העסק מרוויח?
- איפה הוא מדמם?
- אילו סעיפים נראים קטנים, אבל מצטברים לסכומים גדולים?
בתהליך ייעוץ עסקי אני כמעט תמיד מגלה שהבעיה אינה במחזור, אלא במבנה ההוצאות והרווחיות (להרחבה בנושא, ניתן לקרוא את המאמר: ניתוח עלויות ושולי רווח בעסק).
מה נתוני דוחות רווח והפסד שלך 3 שנים אחורה מספרים?
כשאני מנתח עסק, אני מסתכל על הביצועים שלו לאורך זמן. דוח רווח והפסד השוואתי (שלוש שנים אחורה) נותן לנו תמונה חדה וברורה של המגמות בעסק.
- האם ההכנסות במגמת עליה או ירידה?
- האם אחוז הרווח הגולמי נשחק?
- האם הוצאות התפעול טפחו ומה הסיבה?
מעקב אחרי נתוני הרווח והפסד בשלוש השנים האחרונות יראה לך מה היה המצב הכלכלי לאורך השנים ואיפה תוכל להימנע מהפסדים ולשפר את הרווחיות. זהו הבסיס לכל תוכנית עבודה אסטרטגית.
דוח 2: תזרים מזומנים, החמצן של העסק
אתה יכול להיות רווחי "על הנייר" אבל לפשוט רגל כי נגמר הכסף בחשבון.
יש לך תזרים מזומנים חיובי או שלילי?
דוח תזרים המזומנים הוא הכלי הקריטי ביותר להישרדות ולצמיחה. הוא מאפשר לך לעקוב אחרי תנועת המזומנים בעסק שלך, כמה באמת נכנס לבנק וכמה יצא (הכנסות מול הוצאות בפועל). המטרה שלנו בייעוץ עסקי היא לוודא שאתה בדרך לרווח (תזרים מזומנים חיובי) ולא להפסדים (תזרים מזומנים שלילי).
רק כך תוכל להבין כמה כסף נכנס לעסק, כמה כסף יצא, ולזהות את "הבור" התזרימי לפני שהוא מפתיע אותך. ניהול נכון של דוח תזרים מזומנים יאפשר לך לשפר את המצב, לתכנן השקעות ולהימנע מלחצים מיותרים מול הבנק.
דוח 3: הוצאות קבועות ומשתנות – איפה הכסף בורח?
אחת הבעיות של עסקים היא "שומן עודף". הוצאות קטנות שמצטברות והופכות למפלצת שאוכלת את הרווח. כדי לטפל בזה, חייבים להפריד בין סוגי ההוצאות.
כמה הוצאות יש לעסק שלך?
הדוח הזה עושה סדר בין שני סוגים של הוצאות:
- הוצאות קבועות: שכר דירה, ארנונה, משכורות בסיס, ביטוחים. אלו הוצאות שיורדות גם אם לא מכרת בשקל.
- הוצאות משתנות: חומרי גלם, עמלות סליקה, קמפיינים ממומנים. אלו הוצאות שגדלות כאשר המכירות גדלות, בהתאמה.
נהל את ההוצאות הקבועות והמשתנות של העסק שלך בצורה חכמה כדי לשמור על יציבות פיננסית. הבנת ההבדלים ביניהן תאפשר לנו לראות היכן ניתן להתייעל, וייתכן ונגלה איך לצמצם עלויות מיותרות מבלי לפגוע באיכות המוצר או השירות. ניתן לקרוא את המאמר: איך לצמצם הוצאות בעסק.
דוח 4: חובות (לקוחות וספקים), תהליך הגבייה
עסק הוא לא בנק. אם הלקוחות חייבים לך כסף ואתה משלם לספקים במזומן, אתה בבעיה. דוח החובות הוא כלי שנועד לאזן את המשוואה הזו.
מה החובות של הלקוחות לעסק ומה החובות שלך לספקים?
הדוח הזה מורכב משני צדדים:
- חובות לקוחות (גבייה): עקוב אחר החובות של הלקוחות לעסק. אם יש לקוחות שחייבים לך כספים, הגיע הזמן לגבות את התשלום. כל יום שהכסף אצלם, הוא לא אצלך. קרא עוד על גביית חובות וצמצום חובות אבודים.
- חובות לספקים: כמו כן, חובות של העסק שלך לספקים ישלימו לך את התמונה התקציבית. ניהול נכון של פריסת התשלומים לספקים (אשראי ספקים) מול תנאי התשלום מהלקוחות הוא קריטי לשמירה על תזרים בריא.
טיפ של יועץ עסקי: אל תתביישו לגבות. זה הכסף שלכם שעבדתם עליו קשה. מערכת גבייה מסודרת היא חובה בכל עסק.
דוח 5: עלויות עובדים, הנכס היקר ביותר
העובדים הם המנוע של העסק, אבל הם גם סעיף ההוצאה הכבד ביותר ברוב העסקים. השאלה היא, האם קיים ניהול עובדים בעסק והאם הוא מבוצע ביעילות?
מהן עלויות שכר העבודה של העסק?
עקוב אחר הוצאות השכר של העובדים וודא שהן מתאימות לתקציב שלך ולמחזור ההכנסות. ניהול נכון של עלויות כוח האדם הוא קריטי לשמירה על תזרים מזומנים מאוזן והבטחת רווחיות לאורך זמן. בדוח הזה אנחנו בודקים לא רק את ה"ברוטו", אלא את "עלות המעביד" המלאה (סוציאליות, פנסיה, פיצויים). לעיתים נגלה שעובד מסוים עולה לנו הרבה יותר ממה שחשבנו, ואז זה אומר שנצטרך לבדוק האם התפוקה שלו מצדיקה את העלות הזו.
דוח 6: ניהול מלאי, כסף שיושב על המדף
מלאי הוא כסף מזומן שהפך למוצר. אם המוצר שוכב במחסן או על המדף ומעלה אבק, זה כסף מת. מצד שני, אם חסר מוצר, הפסדת מכירה. האיזון כאן הוא קריטי, ולכן חשוב מאד לנהל את המלאי גם אם אתה עסק קטן.
מה עלות המלאי שהעסק שלך מחזיק?
ניהול המלאי יכול למנוע מצבי עודפים (שגורמים לבזבוז מקום, התיישנות מוצרים ו"כסף תקוע") או חוסרים שפוגעים בעסק ובאמינות מול הלקוח. עקוב אחר עלויות המלאי שלך כדי לוודא שהן מתאימות ליכולת הפיננסית שלך. המטרה היא לשמור על איזון בין מלאי זמין לצרכי העסק והרווחיות. דוח זה יעזור לך להזמין סחורה בחוכמה, בדיוק בזמן (JIT), ולא להיתקע עם כסף על המדף.
דוח 7: עו"ש והלוואות, תמונת המצב הבנקאית
לסיום, אנחנו חייבים להסתכל על ה"ברומטר" הבנקאי שלנו. הרבה בעלי עסקים לוקחים הלוואות "לסתימת חורים" בלי להבין את ההשלכות על האובליגו (סך ההתחייבויות) ועל יכולת ההחזר החודשית.
מה יתרת העו"ש ויתרת ההלוואות של העסק?
עקוב אחרי יתרות החשבון השוטף וההלוואות כדי לשמור על תזרים מזומנים מאוזן. ניהול נכון של היתרות מאפשר לך לתכנן את התשלומים בצורה חכמה ולהימנע ממצבי לחץ כלכליים. במסגרת תהליך ייעוץ עסקי,אנחנו בוחנים את מבנה האשראי: האם ההלוואות יקרות מדי? האם ניתן למחזר אותן? האם מסגרת האשראי בעו"ש מנוצלת עד הקצה? שליטה בדוח הזה מונעת טלפונים לא נעימים ממנהל הסניף בבנק.
שאלות ותשובות נפוצות בנושא דוחות פיננסיים
איך להפיק את הדוחות הפיננסיים?
זה נשמע מסובך, אבל זה לא. רוב תוכנות הנהלת החשבונות היום (כמו חשבונית ירוקה, מורנינג, ריווחית וכו') יודעות להפיק את רוב הנתונים האלו בלחיצת כפתור. לגבי ניתוח העומק, כאן נכנס לתמונה יועץ פיננסי. אני עוזר לבעלי עסקים לבנות "דשבורד" (לוח בקרה) פשוט באקסל שמרכז את הנתונים, כך שגם ללא רקע פיננסי תוכלו להבין את המצב בדקות ספורות.
כל כמה זמן צריך לעדכן את הדוחות?
התשובה משתנה לפי הדוח.
- תזרים מזומנים ועו"ש: בדיקה יומית או שבועית (חובה!).
- חובות וגבייה: פעם בשבוע.
- מלאי: תלוי בסוג העסק, לרוב חודשי.
- רווח והפסד, עלויות עובדים והוצאות קבועות: ניתוח מעמיק אחת לחודש, מיד אחרי שהנהלת החשבונות סוגרת את החודש הקודם.
האם הדוחות רלוונטיים לעסק נותן שירותים שאין לו מלאי?
בהחלט! מלבד דוח המלאי (דוח 6), כל שאר 6 הדוחות הם קריטיים גם לעורכי דין, מעצבים, יועצים ומרפאות. אצל נותני שירותים, "דוח עלויות עובדים" (דוח 5) הוא המקביל לדוח המלאי, כי הזמן של העובדים הוא ה"מלאי" שלכם שאסור שיבוזבז.
למה אני צריך יועץ עסקי אם יש לי רואה חשבון?
רואה החשבון שלך הוא איש מקצוע חשוב, אבל התפקיד שלו הוא לדווח לרשויות המס על מה שקרה בעבר. התפקיד שלי כיועץ עסקי הוא להסתכל קדימה, לעתיד. אני משתמש בנתונים האלו כדי לעזור לך לקבל החלטות ניהוליות: האם להתרחב? האם לגייס עובד? איך לתמחר? זו ראייה עסקית, לא רק חשבונאית. מוזמנים לקרוא על ההבדל בין רואה חשבון ליועץ עסקי.
סיכום – שליטה בתקציב העסקי, לא מחייבת ידע פיננסי
חברים, ניהול עסק בלי הדוחות האלו זה כמו לנסוע ברכב בלי לוח שעונים. אולי תגיעו ליעד, אבל רוב הסיכויים שתיתקעו בלי דלק או שתקבלו קנס בדרך.
שבעת הדוחות שסקרנו כאן, מדוח רווח והפסד ועד דוח ניהול המלאי והחובות, הם לא בירוקרטיה. הם כלי הנשק שלכם במלחמה על הרווחיות. הם אלו שיעזרו לכם לישון בשקט בלילה בידיעה שהעסק בשליטה.
אל תנסו ליישם הכל בבת אחת. בחרו שני דוחות קריטיים (אני ממליץ להתחיל עם תזרים מזומנים ורווח והפסד) והתחילו לעקוב אחריהם עוד השבוע.
מרגישים שאתם צריכים עזרה בבניית המערך הפיננסי?
רוצים שמישהו יעשה לכם סדר בנתונים ויעזור לכם להזניק את העסק קדימה? אני מזמין אתכם לפנות אלי לייעוץ פיננסי. יחד, נהפוך את המספרים שלכם לסיפור הצלחה.
אייל פז – יועץ עסקי ופיננסי >> צור קשר מכאן
