המדריך לניהול תקציב בעסק
עוסקים בניהול תקציב בעסק, אבל לא בטוחים שאתם עושים זאת נכון? תקציב העסק הוא הבסיס לקבלת החלטות מבוססות על מצבו הפיננסי של העסק. לעתים בעלי עסקים, אינם עושים זאת נכון ונוטים להתבסס על מידע שגוי המוביל לחוסר הבנה של המצב הכלכלי של העסק. אם אינכם מנהלים תקציב או שאינכם בטוחים האם אתם מנהלים נכון את התקציב העסקי. המדריך לניהול תקציב עסקי יעזור לכם להבין את אבני הדרך המשמעותיות בניהול התקציב וגם תבינו כיצד ייעוץ עסקי יכול לעזור לכם בכך.
מהו תהליך ניהול תקציב עסקי?
תהליך בניית תקציב לעסק מסייע לכם להכין את תוכנית העבודה לעסק שלכם לשנה הקרובה על-ידי דו"ח המבוסס על ההכנסות וההוצאות המשוערות של העסק. לכן, יש לבנות את תקציב העסק לפני שמסתיימת השנה הנוכחים ולפני שמתחילה השנה הבאה. השנה שמסתיימת מספקת הנחות עבודה לפעילות העסקית שלכם ומהווה את בסיס הנתונים לתחזיות ולביצועים הצפויים לשנה העוקבת. כל זאת בשילוב הנתונים הכלכליים שהגיש לכם רואה החשבון, בדגש על דו"ח רווח והפסד. חשוב להדגיש שהסתמכות על הדו"חות של רואה החשבון בלבד, לרוב אינה מדויקת. תוכלו ללחוץ על הקישור ולהבין בדיוק: למה יש הבדל בין הדוחות הכספיים לתזרים המזומנים של העסק?
כך או כך, בניית תקציב לעסק היא חשובה מאד, ממש חובה לכל עסק. מפני שבניית תקציב עסקי והווה מצפן להתנהלות כלכלית נכונה לטווח הקצר ולטווח הארוך. זאת במקום להסתמך על הרגשות ועל "תחושות בטן" ואינטואיציות. ככל שניתוח הנתונים יהיה מדויק יותר, כך בניית התקציב העסקי יהווה תוכנית פיננסית ברורה, שמטרתה לייעל את ניהול התקציב בעסק בהשוואה לשנה החולפת.
במקרים מסוימים, כאשר בעלי עסקים מדמיינים ניהול תקציב עסקי, הם חושבים על מילוי גיליון אלקטרוני שנתי שנועד להכיל את כל הפרטים הכספיים של העסק. זה נראה מסובך וקשה למי שלא מגיע מהתחום, אבל ניהול תקציב עסקי על גבי גיליונות אלקטרוניים יכולים דווקא לפתוח הזדמנות להצלחה משמעותית. חשוב לציין שהתקציב שלכם לא יכול להגיע ליעילותו המלאה אם הוא מנוהל רק על ידי רואה החשבון. אלא, בניית תקציב לעסק מאפשרת לכם גמישות וביטחון בביצוע פעולות יזומות לקידום ופיתוח העסק שלכם.
לא בטוחים אם אתם מנהלים נכון את התקציב העסקי?
אם אינכם מנהלים את התקציב העסקי או שאתם לא בטוחים האם אתם מנהלים אותו נכון, יש עוד הרבה בעלי עסקים בדיוק כמוכם: למעשה, רבים מבעלי העסקים אינם מנהלים את התקציב העסקי בצורה מקצועית ונכונה מסיבותיהם. הסיבות לכך יכולות להיות מפאת חוסר בזמן ומתן עדיפויות למשימות אחרות ודחופות יותר בעסק, סיבה נוספת יכולה להיות פשוט חוסר בידע מקצועי. בכל מקרה חוסר שליטה כלכלית או התבססות על תקציב שאינו בנוי נכון, מובילה לקבלת החלטות המבוססות על מידע שגוי ולא לכל העסקים יש את היכולת להתאושש מטעות תקציבית חמורה.
אם אתם מזדהים עם הכתוב, חשוב שתזכרו שבתור בעלי עסק התקציב הוא אחד הכלים החשובים והמשמעותיים. הכלי הזה עוזר לכם לחזות בעיות תקציביות עתידיות ולפתור אותן בעודן קטנות. אתם יכולים לנהל את המהלכים האסטרטגיים מראש ולדעת שיש לכם תקציב לממן אותם, ובמקרים שאתם נדרשים ל"כיבוי שריפות" התקציב נותן לכם שקט וביטחון.
מהם ארבעת השלבים לבניית תקציב העסק?
ניהול יעיל של התקציב העסקי משלב מספר מיומנויות. באופן אידיאלי, כל שלב בתהליך התקצוב עוזר לשפר את השליטה והדיוק שלכם, ומסייע לכם לתכנן את התקציב בצורה טובה יותר לאורך זמן. כפי שנאמר, תקציב העסק מהווה תוכנית עבודה לשנה הקרובה ומתוכנן בדו"ח המשקף את צפי ההכנסות וההוצאות לשנה הקרובה. כחלק משלבי בניית התקציב העסקי יש לקחת בחשבון גם את הנתונים מהשטח. זאת אומרת שעליכם להתייעץ עם מנהלי המכירות שלכם, שמכירים את המצב בשטח, ביקוש הלקוחות, מה הצפי שימשיכו לרכוש מכם. היעזרו באנשי המכירות בכדי להבין מה עתיד להיות צפי ההתנהגות של הלקוחות בשנים הקרובות, בהתבסס על השנים שחלפו. להלן ארבעת השלבים בתכנון תקציב לעסק:
שלב ראשון בבניית תקציב לעסק – חיזוי
תכנון אסטרטגיה עסקית מתחיל בתמונה ברורה של איפה אתם נמצאים ולאן אתם רוצים להגיע. נתונים מדויקים ומעודכנים מניטור התקציב השגרתי שלכם בשנה שעברה עוזרים לכם להבין היכן עמדתם או חרגתם מהציפיות, והיכן נתקלתם בקושי בלתי צפוי. בסוף השנה הנתונים שלכם יכולים לסייע בבניית התקציב השנתי שלכם לשנה הבאה, כדי להתאים יותר לצרכים התפעוליים שלכם בפועל.
שלב שני בבניית תקציב לעסק – גילום מיסים והלוואות
בעלי עסקים רבים מתבססים על הדו"חות שהכין עבורם רואה החשבון, במיוחד על דו"ח רווח והפסד. דו"ח זה בהחלט יכול לספק מידע על ההתנהלות הכלכלית בעסק, שיעור הרווח הגולמי, התפעולי והנקי וניתן להסיק ממנו מסקנות לגבי העסק שלכם, חלק מהן חשובות מאד לבניית וניהול התקציב.
יחד עם זאת, מבחינת הניהול הכלכלי של העסק, בדו"ח זה יש מידע חסר הנוגע לניהול הכלכלי של העסק, אחת מהן היא חוסר ההתייחסות למיסים על ההכנסות ועל החזרי הלוואות. בדו"ח של רואה החשבון אלו אינם נכללים בסעיף ההוצאות, כאשר בפועל מהווים חלק משמעותי מההוצאות בעסק.
לכן, כאשר אתם בונים תקציב עסקי, אתם חייבים לקחת בחשבון על סכום שנכנס או יוצא מהעסק. כך גם המיסים והחזרי ההלוואות, מהווים הוצאה. סוגיה זו מסבה הרבה מאד בלבול וחוסר דיוק אצל עסקים רבים בארץ, הדבר נכון גם לגבי בניית תקציב. ניהול ותכנון תקציב שאינו כולל מיסים והלוואות מוביל לגירעון ולבעיות תזרים מזומנים ויוצר בעיה חמורה שחייבים לפתור.
שלב שלישי בבניית תקציב לעסק – תכנון תקציב
תקציבים מנחים את ההוצאות וחוזים את ההכנסות לפרק זמן מסוים. ייתכן שיהיה לכם תקציב לטווח קצר המכסה לא יותר משנה, תקציב לטווח בינוני (2-3 שנים), או תקציב ארוך טווח החוזה את כספי העסק שלכם למשך 4 שנים ומעלה. עסקים רבים יוצרים מספר תקציבים. הם עשויים להסתמך יותר על תקציב לטווח קצר כדי להנחות את הפעילות היומית ותקציב ארוך טווח לתכנון ברמה גבוהה, למשל. אספו את האומדנים הטובים ביותר שלכם לתזרים המזומנים, ההכנסות וההוצאות כדי להקצות משאבים בצורה מושכלת.
שלב רביעי בבניית תקציב לעסק – מעקב ובקרה
מעקב ובקרה – ניטור קבוע חיוני לשמירה על תקציב תקין. זה המקום בו אתם מציינים הוצאות גבוהות או נמוכות, מבצעים התאמות ומתייחסים לחיזויים עתידיים. שיתוף פעולה עם הצוות במחלקות ספציפיות יכול להדגיש כל פער בין ציפיות ברמה גבוהה לבין הצרכים היומיומיים בפועל. בסופו של דבר, שלב זה הוא הסיכוי הטוב ביותר שלכם לעקוב אחר תזרים המזומנים, לעקוב אחר עלויות משתנות ולאתר שגיאות.
חלוקת אחריות – לאחר השקעת העבודה לבניית תקציב, חבל שתשב בתיקיית קבצים במשך חודשים. על ההנהלה הבכירה לקבוע מי יהיה האחראי על שמירה ועדכון תקציבים מקומיים. תזדקקו גם לתכנית ניהול לאנשים האלה, כך שכל עדכוני התקציב יוכלו להתאחד למכלול מגובש.
מה עושים לאחר שלב בניית התקציב?
לאחר שבניתם את התקציב, המגלם בתוכו את כל ההכנסות וההוצאות של העסק. אתם עובדים עם תוכנית עבודה פיננסית מסודרת המאפשרת קבלת החלטות על בסיסה. כעת, יש לבצע כל חודש בחינה של תכנון מול הביצוע העסקי בפועל ולאתר את החריגות בעודן קטנות ולפני שיהיה קשה לטפל בבעיה. במידה ועולים פערים בין התכנון לביצוע חשוב לחקור מדוע זה קרה ולהסיק מסקנות בהתאם.
בכל מקרה כדאי להיות עם היד על הדופק ולעבוד לאורה של תוכנית בניית התקציב. אין להתבסס על תחושות ועל "נראה לי", אלא להתבסס על הנתונים ועל הביצוע ומודל הפעילות שהיה בשנים עברו.
ניהול תקציב בעסק עושים רק עם יועץ עסקי
כפי שהבנתם, בניית תקציב לעסק הוא קריטי להצלחתו, יחד עם זאת מדובר במשימה מורכבת הדורשת ידע פיננסי מתאים. תכנון התקציב לעסק בנוי מכל ההכנסות וההוצאות של העסק בשנה החולפת, בהתייחס גם למיסים ולהלוואות שאינם נכללים בדו"ח רואה החשבון.
חיזוי ההכנסות וההוצאות מחייב הבנה כלכלית מקצועית וראייה אובייקטיבית. פעמים רבות נתקלים במקרים שקשה מאד לנבא מה יהיה הצפי בעתיד, כמו הגידול בהוצאות לאור פיתוח עסקי מסוים. לכן, חשוב להיעזר ביועץ פיננסי מקצועי ומיומן שיסייע לכם לבצע את התחזיות הכלכליות מחד ואת הצפי העסקי מאידך.
בכל מקרה, אם אתם חושבים שאינכם מנהלים כראוי את התקציב, ייתכן שאתם צריכים סיוע של יועץ עסקי. אייל פז ייעוץ עסקי ופיננסי מציע שירות של סיוע בבניית תקציב עסקי, שמטרתו לייעל את התנהלות העסק על מנת להגדיל את הרווחים ולמקסם את ההצלחה.
לקביעת פגישת ייעוץ עסקי בנושא בניית תקציב לעסק, חייגו אלינו עכשיו למספר המופיע בראש העמוד.
