איך לצמצם הוצאות בעסק?

כמעט כל עסק יכול לצמצם את ההוצאות שלו. שלא תבינו לא נכון, אני בעד הגדלת ההכנסות ופחות בעד צמצום ההוצאות ובתנאי שהן הכרחיות. במאמר זה אביא טיפים שאם שמים אליהם לב, אפשר לצמצם ולייעל את ההוצאות, כך שרוב ההוצאות שלנו, יהיו הכרחיות באמת. ישנן דרכים רבות לצמצם את הוצאות העסק, אחת הדרכים הפופולריות ביותר היא להוזיל עלויות מיותרות. ניתן לעשות זאת על ידי צמצום או ביטול שטחי משרד, ציוד וריהוט. דרך נוספת היא צמצום מספר העובדים בעסק. הדרך האחרונה והחשובה ביותר היא לוודא שאינכם משלמים יותר ממה שצריך עבור פריטים או שירותים שהחברה שלכם זקוקה להם על מנת לפעול בצורה יעילה ורווחית. איך לצמצם הוצאות בעסק? קבלו את הטיפים של אייל פז ייעוץ עסקי ופיננסי וגם סרטון בסוף המאמר.

תוכן עניינים

איך לייעל ולצמצם הוצאות בעסק?

כאשר מדובר בייעול וצמצום הוצאות של עסק ולא משנה אם עסק קטן, בינוני או גדול, כדאי לחלק את ההוצאות לשניים: הוצאות שכרגע לא קיימות, אבל אם נצטרך אותן הן יהוו סיכון עצום לעסק או לנו, מצבים שאנחנו לא יכולים להתמודד איתם, אבל עלינו להיות מוגנים ולתכנן מראש שיהיה כיסוי למצבים הללו. הוצאות שאנחנו מוציאים אותן כל חודש ולא שמים לב לכך שהן מיותרות, אנחנו פשוט ממשיכים לשלם אותן מתוך הרגל ומתוך כך שעדין לא עצרנו והסתכלנו על כל מצב ההוצאות שלנו ועשינו סדר. איך לייעל ולצמצם הוצאות בעסק? המשיכו לקרוא.

הורדת ריביות ומחזור הלוואות

בדקו האם אפשר להוזיל את הריביות על ההלוואות. כל הזמן דברים משתנים, מתווספים, לפעמים הריביות יורדות, ולכן ישנה החשיבות של מחזור ההלוואות. כדאי לבדוק מה המצב שלנו בבנקים ואיך אפשר לשפר אותו. רק אזכיר שריבית זה עלות הכסף והרבה פעמים אנחנו לוקחים הלוואה במקום מסוים, כשהיינו בתנאים מסוימים. אבל בחיים כמו בחיים, דברים משתנים, לפעמים התנאים במשק השתנו ו/או התנאים העסקיים שלנו השתנו. פתאום אנחנו מרוויחים הרבה והפרופיל שלנו מול הבנק הרבה יותר טוב, משתפר. במקרה כזה ואפשר לקבל ריביות יותר טובות, כי יש סיכוי גבוה יותר שנוכל להחזיר. עם השיפור במצב הפיננסי, הבנק רואה בנו בעלי עסקים שרמת דירוג האשראי שלהם טובה יותר. זאת ועוד, אחת לתקופה אנחנו צריכים לבחון האם גובה הריבית שאנחנו משלמים היום, זה משהו שאנחנו יכולים לשפר אותו. בסוף, הריבית היא עלות הכסף ואם אפשר לקבל את אותו מוצר, בעלות יותר נמוכה אין סיבה שנשלם יותר.

מחזור משכנתא

אנחנו יכולים גם למחזר ולהוזיל את אחת ההלוואות הגדולות שלנו, שזה משכנתא. גם אותה אפשר אולי למחזר ולתכנן מחדש, גם בגובה הריבית גם בפריסת התשלומים. גם ביכולת שלנו לקחת הלוואה גדולה יותר, אולי דרך המשכנתא. גם זה חלק מהשיקולים שבעל עסק צריך לבחון כשהוא בא להסתכל על התמונה המלאה של כלכלת המשפחה לעצמאים יחד עם ניהול נכון של העסק.

סקר שוק בין הבנקים

תעשו סקר שוק בין הבנקים ובדקו איזה מהם נותן לכם את התנאים הכי טובים עבורכם. בסוף גם ההוצאות הקטנות שמצטברות להרבה כסף, כמו אותן עמלות שאנחנו משלמים לבנק, דמי ניהול, דמי העברה אם רוצים להעביר כספים לעובדים, להעביר כספים לספקים וכו’. כל פעולה כזאת עולה הרבה מאד כסף ואם עושים מרקטינג מול הבנקים, מול הבנק שלנו במסלולים או מול בנק אחר ובוחנים, האם אפשר להוזיל את העלויות זה מקטין את ההוצאות. כי בסוף רוב הפעולות היום אפשר לעשות באופן דיגיטלי, אז למה צריך לשלם על זה כל כך הרבה? ובסוף שקל לשקל מצטבר להרבה מאד כסף.

כפל ביטוחים

להרבה אנשים יש כפל בביטוח: כפל בביטוח הבריאות, כפל באובדן כושר עבודה, כפל בביטוח חיים, כפל בכל מני ביטוחים משלימים. אם יקרה משהו חלילה, לא נקבל כפול מהביטוחים הכפולים שלנו, אלא סביר להניח שנקבל החזר חד פעמי מאחד מהביטוחים. יש מקרים שבהם אם אדם לא ניצל את הביטוח שלו, הוא יכול לקבל כסף על כך, אבל היום המפקח על הביטוח שינה את הכללים וקבע שאם לא ניצלתם את הביטוח לא תקבלו כסף על כך שלא ניצלתם את הפוליסה. לכן כדאי לעשות סדר ולבדוק שבאמת אין כפל ביטוחים, אני נתקל בזה כל הזמן. זו הוצאה שאנחנו בהחלט יכולים לחסוך אותה.

צרכים ביטוחיים חסרים

דיברנו על הביטוחים הכפולים שלנו, אולם לפעמים יש צרכים שאין לנו עליהם ביטוח ואנחנו אפילו לא חושבים על זה. לדוגמה: פנה אלי מישהו נשוי עם 3 ילדים קטנים, שמכניס הביתה היום משכורת יפה של 30,000 ש”ח נטו, אבל הכיסוי הביטוחי שלו נמוך מאד. אנחנו מבינים שאם חס ושלום יקרה לו משהו, תוך שנתיים אין למשפחה הזו ממה לחיות. מה הילדים אמורים לעשות? בגיל 5 לצאת לעבודה? מה הם אמורים לעשות? אם חס ושלום קורה אסון, לפחות שלא יקרה אסון כלכלי ולכן שם המשחק זה להתגונן כלכלית מפני אירועים שאנחנו לא יכולים להתמודד מולם. אירוע כלכלי כזה כמו חוסר בכיסוי למקרה פטירה, חוסר בכיסוי למצב של נכות או אובדן כושר עבודה, חוסר בכיסוי לתרופות שלא בסל הבריאות, חוסר בכיסוי למצב של השתלות אלו אירועים שהסבירות שיקרו היא נמוכה, זה נכון. אבל כשזה קורה זה 100% ואנחנו צריכים להיות מוגנים, אז אחד מהדברים הקריטיים זה לוודא שאנחנו מוגנים מפני סיכונים, גם אנחנו וגם העסק שלנו.

 צמצום מלאי

יש עסקים שמחזיקים מלאי גדול מאד. על מלאי יש לי שני דברים לומר: האחד, מהפן של הביטוח, במקרים רבים עסקים לא עושים ביטוח על כל המלאי או על רובו. לדוגמה עסק שיש לו כיום מלאי של 1,000,000 ש"ח. העסק גדל, המלאי גדל, אבל הכיסוי הביטוחי שבעל העסק עשה, כאשר העסק היה קטן והמלאי היה שווה רק 200,000 ש"ח, כבר לא מתאים. הרי אם יקרה חלילה אסון ויקרה נזק למלאי, המקסימום שחברת הביטוח תוכל לתת לו זה רק על 200,000 ש"ח. ומה עם הפער הזה? או למשל עסק שעבר מקום ולא עשה כיסוי לשריפה או נגד גניבה או נגד מים. ההמלצה שלי היא אחת לתקופה להיפגש עם איש מקצוע ולוודא שיש לנו כיסוי ביטוחי התואם לצרכים שלנו, גם לצרכים האישיים וגם לצורכי העסק, באופן נכון וטוב עבורנו.

פריסת תזרים המזומנים 

דבר נוסף זה עניין שבעיני הוא קריטי ממש זה עניין של פריסת תזרים המזומנים. נזכיר שתזרים מזומנים מתייחס לפער בין הזמן שהכסף יוצא, לבין הזמן שהכסף נכנס. הרבה פעמים יש בעלי עסקים שלוקחים הלוואות ואומרים "אני בטוח שאני מחזיר את הכסף תוך שנה". זה בסדר שאתם בטוחים, אבל מה לעשות שהחיים כמו החיים מזמנים לנו אירועים בלתי צפויים.

לכן אני תמיד ממליץ, שמה שאתם חושבים ומתכננים, תמיד תכפילו ב-3, כי תמיד יש הפתעות. כמו שקוראים לזה "בלת"מים" – בלתי מתוכנן. אם תדעו שאתם לוקחים הלוואה במקום לשנה, ל-3 שנים או ל-5 שנים, גם תזרימית יהיה לכם קל יותר, כי הפרוסות הן יותר קטנות.

גם אם יהיה לכם כסף, בסדר, בואו נחזיר אותו. אבל אם יקרה משהו, מכל סיבה שהיא, איזשהו אירוע שיגרום לכך שלא תוכלו להחזיר את הכסף בזמן, לפחות לא תעמדו מול שוקת שבורה. לא תקרסו כלכלית וגם מהצד השני הבנק לא יבוא אליכם בטענות "הי, לא החזרת לי את הכסף בזמן", "הבטחת לי שנה ולא עמדת בזה".

זכרו, ככל שאנחנו עומדים במה שאמרנו, הבנק רואה בנו גוף אמין, ולאורך זמן אנחנו יכולים להמשיך לקבל ממנו עוד סחורה ואמרנו, מה הסחורה של הבנק? כסף! ומה הצורך של כל עסק? נכון, כסף!

צמצום הוצאות קבועות

מומלץ לצמצם הוצאות קבועות שיש לנו ולהחליף אותן בהוצאות משתנות, אלו הוצאות שאנחנו יכולים לשלוט בהן יותר טוב. בעסק, כמו בחיים, יש לנו הוצאות שהן קבועות. זאת אומרת, אם אני משלם משכנתא על הדירה, אז ברור שאני אשלם אותה כל חודש כי אני גר בדירה, אני לא מחליף דירה כל חודש.

אבל יכול להיות שאפשר להקטין את ההוצאות הקבועות ולהפוך אותן או לשנות אותן להוצאות משתנות. זאת אומרת, האם יש מוצרים או שירותים שאני צורך, אולי במקום לעשות את זה באופן קבוע. אפשר לעשות את זה באופן משתנה. לדוגמה כוח אדם, מומלץ לבדוק האם כדאי לנו להעסיק עובדים שכירים או פרילנסרים.

הנחה על כמות או על תקופת זמן

כדאי לבדוק האם יש הנחה על כמות או על תקופת זמן מול הספקים של העסק. אם עושים הסכם על משהו קבוע, רב שנתי, יכול להיות שהסכם ארוך טווח מוזיל לי את העלות, הדבר השני, זה מחייב אותנו להוצאה קבועה, לעומת הוצאה משתנה שבה אולי נשלם קצת יותר עבור כל מוצר או עבור כל שירות שהעסק צורך, אבל משלמים רק עבור הצריכה בפועל ולא על הבזבוז. לכן כדאי לבדוק מה הצריכה בפועל, ולהפוך את ההוצאות הקבועות, עד כמה שאפשר, להוצאות משתנות.

ייעול עובדים וצמצום משכורות

עובדים חשובים מאד לכל עסק, אבל יש לנהל את כוח האדם בצורה יעילה, אחרת זו הוצאה מאד כבדה לעסק. אם אתם מעסיקים עובדים, אתם בוודאי מכירים בעלויות הגבוהות, אולם כדאי לבחון זאת באופן מקצועי ולשאול את עצמנו: האם העסק שלי חייב להחזיק את מספר העובדים הזה? האם העובדים מועסקים באמת ב-100% משרה? האם כל החודש מלא בזמן העבודה שלהם? או שאולי אפשר לקחת לחלק מהעבודה הנוספת שצריך, במקום עובד שכיר, עובד שהוא פרילנסר או קבלן משנה או ספק של העסק? בדקו האם יש אבטלה סמויה, האם ניתן לייעל את סידור העבודה, האם כוח האדם שלנו באמת מתאים לצורכי העסק או שיש מקום לייעול. בכל מקרה מומלץ לשלב פרילנסרים בתמהיל העובדים של העסק, כך תחסכו כסף.

ייצור עצמי או מיקור חוץ

בחנו האם יש בעסק תהליכים שאפשר להעביר אותם למיקור חוץ. האם יש מטלות של העסק שגורמי ייצור אחרים יכולים לעשות עבורכם וזה יוזיל את העלויות וייעל תהליכים, על פני ייצור עצמי. בזמן שלא תעסקו בדבר אחד, יתפנה לכם זמן להתעסק בדבר אחר שאולי יכול לגייס עבורכם יותר כסף ולהגדיל את הרווחיות.

צמצום הוצאות – סיכום והמלצות 

אם העסק שלכם מרוויח, אבל אתם בחובות נסו לפעול לפי ההמלצות שפרטתי במאמר זה. יש הרבה כספים שאנחנו מוציאים ולא הכרחיים ואפילו מיותרים. כדאי לבחון על נושא לעומק ולהבין האם הוא הכרחי לעסק והאם אפשר לשנות אותו ולהתאים אותו בצורה נכונה וחסכונית יותר. תוכלו לעשות זאת לבד או להיעזר באייל פז, יועץ פיננסי שצמח מעולם הבנקאות והביטוח.

לקביעת פגישה בנושא ייעוץ פיננסי וצמצום הוצאות העסק, חייגו אלינו עכשיו למספר המופיע בראש העמוד.